Gesetzliche Anforderungen an ein Auftrags- oder Fahrtenbuch
Welche Einzelaufzeichnungen Taxi- und Mietwagenunternehmen führen sollten – und warum Unveränderbarkeit zählt.
Nach § 146 AO ist grundsätzlich jeder Geschäftsvorfall einzeln aufzuzeichnen. Die Finanzverwaltung hat in den letzten Jahren betont, dass dies auch für Rechnungs-, Kranken- und Privatfahrten gilt. Über die steuerlichen Aspekte hinaus sind solche Daten auch im Zusammenhang mit Mindestlohn- (§ 17 MiLoG) und Arbeitszeitvorgaben (§ 16 ArbZG) relevant.
Worauf es bei den Einzeldaten ankommt
Typischerweise gehören dazu:
- Schichtdaten: Fahrerkennung, Ordnungsnummer des Fahrzeugs, Zähler-/Kilometerstände zu Beginn und Ende, Schichtdauer (bei Einsatz von Arbeitnehmern) sowie Gesamteinnahmen nach Zahlungsarten.
- Einzeldaten je Fahrt: Beginn und Ende, Fahrttyp, gefahrene Strecke (bei Tariffahrten), Fahrpreis bzw. Gesamtsumme, Umsatzsteuersatz, Zahlungsart und ggf. Trinkgelder.
Die genauen Anforderungen unterscheiden sich zwischen Taxi- und Mietwagenbetrieb.
Warum Unveränderbarkeit zählt
Jede nachträgliche Ergänzung oder Korrektur sollte nachvollziehbar dokumentiert sein. Ein digitales System, das Daten lückenlos protokolliert, macht die Aufzeichnung besser nachvollziehbar und kann das Risiko von Beanstandungen bei Prüfungen verringern.
Wie Auftragsbuch dabei unterstützt
Auftragsbuch führt deine Uber-, Bolt- und FREENOW-Fahrten strukturiert zusammen und gibt sie als PDF nach § 49 PBefG aus — chronologisch, nach Kennzeichen sortiert und GoBD-konform aufgebaut. Die Verantwortung für vollständige und korrekte Ausgangsdaten bleibt beim Unternehmer.
Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information (Stand 2026) und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung.
Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und stellt keine Rechts- oder Steuerberatung dar.