Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV)

(1) Gegenstand ist die Verarbeitung personenbezogener Daten durch den Anbieter im Auftrag des Nutzers zur Erbringung des Dienstes „Auftragsbuch" (Import, Verknüpfung und Aufbereitung von Fahrt-/Schichtdaten, Erstellung digitaler Auftragsbücher) sowie, soweit der Nutzer das Modul „Lohn" verwendet, zur Vorbereitung seiner Lohnabrechnung.

(2) Die Dauer entspricht der Laufzeit des Nutzungsvertrages (AGB) und endet automatisch mit dessen Beendigung.

(1) Art: Erheben, dauerhaftes Speichern (Monats-Berichtsarchiv über die Sitzungsdauer hinaus), Verknüpfen (Matching), Auswerten, Erstellen von PDF-Dokumenten, Bereitstellen zum Abruf, Löschen.

(2) Zweck: Erstellung digitaler Auftragsbücher (§ 49 PBefG) sowie zugehöriger Auswertungen aus den vom Nutzer bereitgestellten Daten; Vorbereitung der Lohnabrechnung des Nutzers (Lohnbelege, Arbeitszeitnachweise, Unterlagen für den Steuerberater) im Modul „Lohn". Die Lohnabrechnung selbst (Lohnsteuer, Sozialversicherung, Meldungen) erstellt der Nutzer bzw. sein Steuerberater in einem eigenen Lohnprogramm; der Anbieter übermittelt keine Daten an Finanzämter, Sozialversicherungsträger oder Steuerberater.

(3) Ort: EU (Hosting in Frankfurt am Main). Drittlandbezug nur über genehmigte Unterauftragsverarbeiter (§ 7).

Kategorien personenbezogener Daten:

• Namen der Fahrerinnen und Fahrer (Klarnamen aus Plattform-Exporten und HALE-Stammdaten), gespeichert und im Dashboard/Arbeitszeitnachweis des Verantwortlichen angezeigt
• Fahrer-Kennungen / interne Fahrer-IDs
• Arbeits-/Schichtzeiten, Fahrtzeiten
• Fahrzeug-/Kennzeichendaten in Verbindung mit Fahrten
• Fahrt-/Auftragsdaten (Abhol-/Zielorte, Zeitstempel, TSE-/DSFinV-Daten)

Zusätzlich im Modul „Lohn":

• Stammdaten der Beschäftigten: Name, Jobtitel, Angabe „fährt selbst Fahrgäste", Eintritts- und Austrittsdatum, Ablaufdatum der Fahrerlaubnis zur Fahrgastbeförderung („P-Schein") mit Erinnerung vor Ablauf
• Beschäftigungsart (z. B. Minijob, Festanstellung, Unternehmer) und Vergütungsdaten: Stundenlohn oder – bei Beschäftigten ohne Plattform-Fahrten – fester Monatslohn mit vereinbarten Monatsstunden, Vergütungsmodell (Grundlohn, Zuschläge, Provision, Mindestlohn-Aufstockung), Leistungen je Monat (Sonntags-/Feiertagszuschlag, Verpflegungspauschale), Minijob-Grenze
• Abrechnungsdaten aus den Zahlungsberichten der Plattformen (z. B. Uber, Bolt): Umsatz, Auszahlung, Trinkgeld und Bargeld je Fahrerin bzw. Fahrer; die hochgeladenen Berichtsdateien werden im Objektspeicher (Cloudflare R2, EU) abgelegt
• Vom Nutzer manuell erfasste Arbeitszeiten je Person und Tag (Beginn, Ende, Pause, Notiz) sowie Begründungstexte zu manuellen Korrekturen
• Abwesenheitsvermerke je Person und Tag („Urlaub" oder „krank"), ohne Uhrzeiten, ohne Diagnose und ohne Auswirkung auf die Berechnung
• Optionale Angaben für die ungefähre Netto-Schätzung: Steuerklasse, Kirchensteuerpflicht (ja/nein), Kinder (ja/nein). Diese Angaben wirken nur auf die Schätzung, nicht auf Lohnbelege.
• Daraus erzeugte Dokumente: Lohnbelege je Person (PDF), Arbeitszeitnachweise, Unterlagen für den Steuerberater (Deckblatt, PDFs, ZIP). Den Arbeitszeitnachweis gibt es in zwei Fassungen: eine interne Fassung für Lohn und Ablage des Nutzers mit den Vermerken „Urlaub (U)" und „Krank (K)" und eine Fassung für Zoll, Behörde oder Prüfer ohne diese Vermerke.

Besondere Kategorien (Art. 9 Abs. 1 DSGVO): Der Vermerk „krank" ist ein Gesundheitsdatum; gespeichert wird nur der Tag, keine Diagnose oder Ursache. Die Angabe zur Kirchensteuerpflicht kann einen Rückschluss auf die Religionszugehörigkeit zulassen. Beide Angaben sind optional; ohne Kirchensteuer-Angabe rechnet die Schätzung ohne Kirchensteuer.

Betroffene Personen: Fahrerinnen und Fahrer des Nutzers sowie, im Modul „Lohn", alle weiteren Beschäftigten, die der Nutzer dort anlegt — auch solche ohne Plattform-Fahrten (z. B. Büro- oder Disposition).

Im erzeugten Auftragsbuch-PDF werden keine Fahrernamen ausgewiesen (Datenminimierung, Art. 5 Abs. 1 lit. c DSGVO). Lohnbelege und Arbeitszeitnachweise sind personenbezogen und enthalten den Namen der jeweiligen Person.

(1) Der Anbieter verarbeitet die Daten ausschließlich auf dokumentierte Weisung des Nutzers, soweit nicht gesetzlich zu etwas anderem verpflichtet.

(2) Der Anbieter informiert den Nutzer unverzüglich, wenn er eine Weisung für rechtswidrig hält.

(3) Anonymer Marktvergleich: Der Nutzer weist den Anbieter an, aus den im Auftrag verarbeiteten Fahrt- und Schichtdaten mandantenübergreifend anonyme, aggregierte Kennzahlen zu bilden (z. B. Netto-Umsatz je Einsatzstunde und Fahrten je Stunde nach Zeitfenster) und allen Nutzern als Marktvergleich bereitzustellen (Nutzungsbedingungen Abschnitt 7). Dabei gelten: nur abgeschlossene Monate; Ausweis nur bei mindestens 5 beitragenden Nutzern und 10 Fahrerinnen bzw. Fahrern und wenn kein einzelner Nutzer mehr als die Hälfte der Einsatzstunden ausmacht; gerundete Werte; keine Namen, Kennzeichen, Einzelfahrten oder Werte einzelner Nutzer. Lohn- und Beschäftigtendaten sowie Urlaubs- und Krankheitsvermerke werden nicht verwendet. Die so gebildeten Kennzahlen enthalten keine personenbezogenen Daten; ihre weitere Nutzung ist nicht Gegenstand dieses Vertrags.

(1) Vertraulichkeit: Es werden nur zur Vertraulichkeit verpflichtete Personen eingesetzt (Art. 28, 29, 32 Abs. 4 DSGVO).

(2) Datensicherheit: Der Anbieter trifft die technischen und organisatorischen Maßnahmen nach Art. 32 DSGVO gemäß Anlage 1.

(3) Unterstützung: Der Anbieter unterstützt den Nutzer im Rahmen des Möglichen bei der Erfüllung von Betroffenenrechten (Art. 12–23) sowie bei Pflichten nach Art. 32–36 DSGVO.

(4) Datenschutzverletzungen werden dem Nutzer unverzüglich nach Bekanntwerden gemeldet.

(5) Ansprechpartner beim Anbieter: [email protected].

Der Nutzer (Verantwortlicher) kann gespeicherte Monate jederzeit selbst löschen (Datenbank und Objektspeicher). Nach Beendigung des Hauptvertrages werden die im Auftrag verarbeiteten Daten nach einer Karenzzeit von 90 Tagen gelöscht; innerhalb dieser Frist ist ein Export möglich. Bei vollständiger Kontolöschung wird auch das Objektspeicher-Archiv (Cloudflare R2) gelöscht. Das gilt auch für die Daten des Moduls „Lohn" (Stammdaten, Vergütungs- und Abrechnungsdaten, Arbeitszeiten, hochgeladene Zahlungsberichte). Gesetzliche Aufbewahrungspflichten des Verantwortlichen (insbesondere § 147 AO und für Lohnunterlagen § 41 EStG) bleiben unberührt und liegen beim Verantwortlichen. Der Dienst ist kein Archiv für Lohnunterlagen; der Nutzer legt erzeugte Lohnbelege und Unterlagen für den Steuerberater in seinem eigenen Ablagesystem ab.

(1) Der Nutzer genehmigt den Einsatz folgender Unterauftragsverarbeiter:

Klarstellung zum Anwendungsbereich: Dieser AVV erfasst ausschließlich die vom Nutzer bereitgestellten Fahrer-, Fahrt- und Schichtdaten sowie die Beschäftigten- und Lohndaten des Moduls „Lohn", die der Anbieter weisungsgebunden zur Erbringung des Dienstes verarbeitet, einschließlich der Bildung anonymer Kennzahlen nach § 4 Abs. 3. Das Web-Tracking auf den Marketing-Seiten (auftragsbuch.app), insbesondere Google Analytics 4 und Google Ads, betrifft Besucher dieser Seiten und nicht die im Auftrag verarbeiteten Fahrer- und Beschäftigtendaten. Insoweit ist der Anbieter selbst Verantwortlicher; die Einzelheiten ergeben sich aus der Datenschutzerklärung.

(2) Der Anbieter informiert den Nutzer über beabsichtigte Änderungen vorab; der Nutzer kann widersprechen (Art. 28 Abs. 2 DSGVO).

Der Anbieter stellt dem Nutzer die zum Nachweis der Einhaltung erforderlichen Informationen zur Verfügung und ermöglicht Überprüfungen (Art. 28 Abs. 3 lit. h DSGVO), z. B. durch Bereitstellung der Dokumentation der technischen und organisatorischen Maßnahmen.

(1) Für die Haftung gelten Art. 82 DSGVO sowie die Regelungen des Nutzungsvertrages.

(2) Bei Widerspruch zwischen diesem AVV und dem Nutzungsvertrag gehen in Bezug auf die Datenverarbeitung die Regelungen dieses AVV vor.

(3) Es gilt deutsches Recht.

• Vertraulichkeit: Zugriffskontrolle über authentifizierte Konten (Clerk); Mandantentrennung (Multi-Tenant); rollenbasierte Zugriffe.
• Integrität: Hash-Sicherung der Datensätze (SHA-256), Transportverschlüsselung (TLS).
• Verschlüsselung: TLS in Transit (HTTPS erzwungen); Verschlüsselung des Datenbank-Speichers im Ruhezustand durch Fly.io (AES-XTS) und des Objektspeichers (Cloudflare R2, serverseitige Verschlüsselung at-rest).
• Zugriff auf Archivdateien: ausschließlich über kurzlebige signierte Links (ca. 5 Minuten Gültigkeit); kein öffentlicher Bucket-Zugriff.
• Verfügbarkeit: Hosting in der EU (Fly.io Frankfurt), automatische Volume-Snapshots.
• Änderungsprotokoll: Änderungen an Fahrt-, Arbeitszeit-, Stamm- und Lohndaten werden mit altem und neuem Stand, Zeitpunkt und Akteur protokolliert; manuell erfasste Arbeitszeiten werden storniert statt gelöscht.
• Datenminimierung: Keine Fahrernamen im Auftragsbuch-PDF; Steuer-Angaben für die Netto-Schätzung sind optional; der Arbeitszeitnachweis für Zoll, Behörde oder Prüfer enthält keine Urlaubs- oder Krankheitsvermerke, die interne Fassung ist als solche gekennzeichnet.