Im Zentrum der Prüfung steht ein Abgleich: Passen deine gemeldeten Arbeitsstunden zu dem, was deine Fahrzeuge tatsächlich gefahren sind? Dafür werden Auftragsbuch und Arbeitszeitnachweise nebeneinandergelegt. Auftragsbuch erzeugt beide Dokumente aus denselben Fahrtdaten deiner Uber-, Bolt- und FREENOW-Exporte — Widersprüche entstehen dabei gar nicht erst.
kostenlos starten · ohne Kreditkarte · auch rückwirkend für vergangene Monate
Die Prüfer vergleichen zwei Datenreihen — fahrzeug- und zeitgenau. Das ist der Kern der Betriebsprüfung.
Zeigt chronologisch, wann welches Fahrzeug unterwegs war: Fahrtbeginn, Fahrtende, Abhol- und Zielort, Kennzeichen.
Zeigen, wann welcher Fahrer im Dienst war — Schichtbeginn, Schichtende, Pausen.
Fährt ein Fahrzeug, während der Fahrer laut Stundenzettel Pause hatte oder nicht im Dienst war, steht der Verdacht nicht gemeldeter Arbeitsstunden im Raum.
Genau hier scheitern handgeschriebene Schichtzettel und nachgepflegte Excel-Listen: Sie entstehen getrennt vom Fahrtgeschehen — und weichen deshalb ab. Auftragsbuch leitet Auftragsbuch und Stundenzettel aus denselben Plattform-Fahrtdaten ab. Beide Dokumente beschreiben damit dieselben Fahrten, und der Abgleich, den die Prüfer machen, geht auf.
Der Umfang hängt vom Einzelfall ab — diese Punkte kommen erfahrungsgemäß vor. Wir sagen offen dazu, was Auftragsbuch abdeckt und was nicht.
Die rechte Spalte gehört zum Arbeitsschutz und liegt außerhalb dessen, was sich aus Fahrtdaten erzeugen lässt. Deine Ansprechpartner dafür sind die BG Verkehr selbst (sie stellt Vorlagen und Grundsätze bereit) sowie deine Fachkraft für Arbeitssicherheit.
Neben der Beitragsseite prüft die BG Verkehr die Einhaltung des Arbeitszeitgesetzes (ArbZG). Diese Werte solltest du kennen:
Pausen und Ruhezeiten müssen sich in den Aufzeichnungen wiederfinden — auffällig sind etwa Schichten, die spät enden und früh am nächsten Tag wieder beginnen. Weil Auftragsbuch die Schichten aus den echten Fahrtdaten bildet, siehst du solche Konstellationen in deinen Stundenzetteln, bevor es ein Prüfer tut.
Behördliche Prüfungen im Gelegenheitsverkehr stehen nicht für sich. Feststellungen der BG Verkehr werden bei gravierenden Beanstandungen an weitere Stellen weitergegeben — und für die Verlängerung deiner Mietwagengenehmigung braucht die Genehmigungsbehörde Unbedenklichkeitsbescheinigungen, unter anderem von der BG Verkehr. Ein geordnetes Auftragsbuch samt passender Arbeitszeitnachweise ist damit nicht nur eine Formalie, sondern Teil der Grundlage deines laufenden Betriebs.
Auftragsbuch ist ein technisches Hilfsmittel, das deine Fahrtdaten strukturiert aufbereitet. Wir können dir keine Prüfung abnehmen und kein Ergebnis zusichern — wie eine Behörde im Einzelfall entscheidet, hängt von deinem Betrieb und deinen Unterlagen ab. Für die Vollständigkeit und Richtigkeit deiner Ausgangsdaten bleibst du verantwortlich. Bei arbeitsschutz-, sozialversicherungs- oder steuerrechtlichen Fragen sind dein Steuerberater, deine Fachkraft für Arbeitssicherheit und die BG Verkehr selbst die richtigen Ansprechpartner.
Die BG Verkehr ist die gesetzliche Unfallversicherung des Verkehrsgewerbes (SGB VII). Sie verfolgt zwei Ziele: Erstens die korrekte Beitragsbemessung — die Beiträge richten sich nach Gefahrklasse, Lohnsumme und den gemeldeten Arbeitsstunden. Zweitens die Einhaltung von Arbeitsschutz und Arbeitszeitrecht. Dafür sieht sie sich typischerweise Auftragsbuch, Arbeitszeitnachweise, den digitalen Lohnnachweis und die Arbeitsschutz-Dokumentation an.
Weil das Auftragsbuch zeigt, wann welches Fahrzeug im Einsatz war. Zusammen mit den Arbeitszeitnachweisen ergibt sich daraus, ob die gemeldeten Arbeitsstunden zum tatsächlichen Fahrzeugeinsatz passen. Fährt ein Fahrzeug laut Auftragsbuch, während der zugeordnete Fahrer laut Stundenzettel Pause hatte oder gar nicht im Dienst war, entsteht der Verdacht nicht gemeldeter Arbeitsstunden.
So nennt man Arbeitszeit, die faktisch geleistet, aber nicht gemeldet wurde. Aufgedeckt wird sie über den Abgleich: Die Prüfer rechnen aus Besetztfahrten, Leerfahrten und Bereithaltezeiten eine betrieblich notwendige Mindesteinsatzzeit der Flotte hoch. Liegt die gemeldete Gesamtarbeitszeit darunter, kann die BG Verkehr die Lohnsummen schätzen und Beiträge nachfordern.
Als Rohdaten sind sie die Grundlage — als vorzulegendes Dokument in der Regel nicht. Ein Plattform-Export ist nach Fahrten sortiert, nicht nach Fahrzeug und Zeitraum, und enthält nicht die Struktur, die ein Auftragsbuch nach § 49 PBefG braucht. Genau diese Aufbereitung nimmt dir Auftragsbuch ab: aus dem Export wird ein geordnetes Auftragsbuch je Monat und Kennzeichen — plus die passenden Stundenzettel.
Nein — und das sagen wir offen. Die jährliche Fahrzeugprüfung auf Arbeitssicherheit nach DGUV Vorschrift 70, Gefährdungsbeurteilungen, Sicherheitsunterweisungen und die Organisation der Ersten Hilfe musst du separat dokumentieren. Auftragsbuch deckt den Daten- und Dokumententeil ab: Auftragsbuch, Stundenzettel und deren Konsistenz. Was du zusätzlich brauchst, findest du in der Checkliste oben.
Beanstandungen bleiben selten folgenlos: Neben Beitragsnachforderungen samt Säumniszuschlägen werden gravierende Feststellungen regelmäßig an weitere Stellen gemeldet. Für dich betriebswirtschaftlich am wichtigsten: Ohne Unbedenklichkeitsbescheinigung der BG Verkehr wird es bei der Verlängerung deiner Mietwagengenehmigung schwierig. Deshalb lohnt sich die Vorbereitung.
Für zurückliegende Monate ja, sofern du deine Plattform-Exporte noch hast. Du lädst sie hoch und erhältst je Monat ein Auftragsbuch und die Stundenzettel — auch rückwirkend. Wenn du unsicher bist, was genau verlangt wird: Schreib uns kurz, was in deiner Ankündigung steht. Wir schauen mit dir, welche Unterlagen sich aus deinen Daten erzeugen lassen.
Die verlangten Unterlagen unterscheiden sich von Fall zu Fall. Schreib uns, was bei dir angefordert wurde — wir sagen dir, was sich davon aus deinen Fahrtdaten erzeugen lässt, und nehmen deine Erfahrung für andere Unternehmer auf.
Lieber ausführlich per E-Mail? Schreib uns direkt:
Ohne Kreditkarte. Danach Pakete nach Flottengröße ab 19 €/Monat (inkl. USt.) — monatlich kündbar.
Auftragsbuch ist ein technisches Hilfsmittel zur Aufbereitung deiner Daten und stellt keine Rechts-, Steuer- oder Arbeitsschutzberatung dar.