Die Aufzeichnungspflicht im Mietwagenverkehr (§ 49 PBefG)

Der Verkehr mit Mietwagen ist im Personenbeförderungsgesetz (PBefG) geregelt. § 49 PBefG unterscheidet ihn vom Taxenverkehr und knüpft daran besondere Pflichten. Dieser Beitrag fasst die wesentlichen Punkte allgemein zusammen.

Rückkehrpflicht und Auftragsannahme

Für Mietwagen gilt nach § 49 Abs. 4 PBefG im Grundsatz die sogenannte Rückkehrpflicht: Mit dem Mietwagen dürfen nur Beförderungsaufträge ausgeführt werden, die zuvor am Betriebssitz oder in der Wohnung des Unternehmers eingegangen sind. Nach Ausführung des Auftrags hat der Mietwagen in der Regel zum Betriebssitz zurückzukehren, sofern er nicht vor oder während der Fahrt einen neuen Auftrag erhalten hat.

Die buchmäßige Erfassung

Das Gesetz verlangt, dass der Eingang des Beförderungsauftrags am Betriebssitz buchmäßig erfasst wird. Genau diese Aufzeichnung wird in der Praxis als Auftragsbuch bezeichnet. Sie dient den zuständigen Behörden — etwa im Rahmen einer Kontrolle — als Nachweis darüber, dass die Aufträge ordnungsgemäß angenommen wurden.

Zur Aufzeichnung gehören typischerweise Angaben, mit denen sich die einzelnen Fahrten nachvollziehen lassen (z. B. Zeitpunkt des Auftragseingangs, Fahrzeug, Fahrtdaten). Die konkrete Ausgestaltung kann je nach Genehmigungsbehörde unterschiedlich gehandhabt werden.

Aufbewahrung nach PBefG

Nach § 49 Abs. 4 PBefG ist die Aufzeichnung ein Jahr aufzubewahren. Davon zu unterscheiden sind die steuerrechtlichen Aufbewahrungspflichten, die deutlich länger sein können — dazu mehr im Beitrag Aufbewahrung & GoBD.

Wie Auftragsbuch dabei unterstützt

Auftragsbuch bereitet deine Fahrtendaten aus Uber (.xlsx), Bolt und FREENOW (.csv) strukturiert auf und erzeugt ein PDF, das die für die Aufzeichnung relevanten Angaben chronologisch und nach Kennzeichen sortiert zusammenführt. Das Tool ist ein technisches Hilfsmittel; die inhaltliche Verantwortung für die Aufzeichnungen bleibt beim Unternehmer.