Aufbewahrungsfristen und GoBD im Auftragsbuch

Wie lange Aufzeichnungen aufzubewahren sind, beantworten zwei verschiedene Rechtsgebiete — die sich nicht widersprechen, aber unterschiedliche Fristen vorgeben.

1. Gewerberechtlich (PBefG)

Nach § 49 Abs. 4 PBefG ist die Aufzeichnung über den Eingang der Beförderungsaufträge ein Jahr aufzubewahren. Diese Frist betrifft den personenbeförderungsrechtlichen Nachweis gegenüber der Genehmigungsbehörde.

2. Steuerrechtlich (AO / GoBD)

Unabhängig davon gelten die steuerrechtlichen Aufbewahrungspflichten nach der Abgabenordnung (§ 147 AO). Geschäftsunterlagen und Buchungsbelege sind dort über mehrjährige Fristen aufzubewahren. Die genaue Dauer hängt von der Art der Unterlage ab und wurde in den letzten Jahren teilweise angepasst.

Wichtig: Die exakte steuerrechtliche Aufbewahrungsfrist solltest du mit deinem Steuerberater oder anhand der aktuellen Fassung des § 147 AO klären. Sie kann länger sein als die einjährige Frist nach dem PBefG.

Was GoBD bedeutet

Die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form) beschreiben, wie digitale Aufzeichnungen geführt werden sollen. Zentrale Prinzipien sind:

• Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit — ein sachverständiger Dritter muss die Aufzeichnungen nachvollziehen können.
• Vollständigkeit, Richtigkeit, zeitgerechte Buchung und Ordnung.
• Unveränderbarkeit — nachträgliche Änderungen müssen erkennbar bleiben.

Wie Auftragsbuch dabei unterstützt

Auftragsbuch ist GoBD-konform aufgebaut: Die Fahrten werden strukturiert und nachvollziehbar zusammengeführt und als PDF ausgegeben. Das ersetzt nicht deine Aufbewahrung — du bleibst dafür verantwortlich, die erzeugten Unterlagen über die jeweils geltenden Fristen sicher aufzubewahren.